Vain olennainen on tärkeää

discoverability_0.jpg

Digitaalisessa maailmassa tiedon määrä kasvaa räjähdysmäisesti – 90 prosenttia jokaisen kahden vuoden aikana. Haasteena ei enää ole tiedon puute, vaan olennaisen ja oikean tiedon löytyminen tietotulvasta. Suurin osa tiedosta on kielellistä: rakenteistamatonta, vapaamuotoista tekstiä tai vapaata puhetta.

Miten siis löydät etsimäsi – tai miten toiset löytävät sinun tuottamasi tiedon? Mitä maailmalla puhutaan organisaatiostasi tai organisaatiollesi tärkeistä asioista? Miten tunnistat aineistoistasi luottamukselliset tai salaiset tiedot ja varmistat, että ne eivät ole asiaankuulumattomien löydettävissä?

Turhauttavaa ja kallista tiedonhakua

Tiedon ja sisältöjen välillä epätoivoinenkin etsiminen on useimpien tietotyöntekijöiden arkea. Tieto on sirpaleina eri järjestelmissä eri puolilla organisaatiota – verkkolevyillä, intranetissä, CRM:ssä, sähköposteissa. Tiedon löytäminen edellyttää useimmiten tietoa tiedosta: täytyy tietää, mitä etsiä ja mistä.

Työntekijän kannalta kadonneen tiedon metsästys on turhauttavaa. Organisaation tehokkuus puolestaan kärsii, kun asiantuntijoiden aikaa kuluu turhaan työhön: Jos 100 henkilön organisaatiossa kukin työntekijä käyttäisi päivittäiseen tiedonhakuun yhden minuutin vähemmän, vuodessa säästyisi yli 11 työviikkoa arvoa tuottavaan työhön. 1 000 hengen organisaatiossa säästö olisi huimat kaksi henkilötyövuotta.

Vielä kalliimpaa voi kuitenkin olla tieto, joka jää kokonaan löytymättä: Oman toimialan, kilpailijan tai avainasiakkaan tärkeät tapahtumat, merkittävät tarjouskilpailut tai muut liiketoimintamahdollisuudet saattavat jäädä huomaamatta. Julkisuudessa omasta organisaatiosta voi liikkua virheellistä tietoa, tai toisaalta sosiaalisessa mediassa saatetaan käydä keskustelua aiheista, joihin juuri sinulla olisi tärkeää sanottavaa tai josta organisaatiosi saattaisi saada arvokasta informaatiota toimintansa kehittämiseksi. Kaiken tämän tiedon löytäminen ja ilmiöiden kattava analysointi ihmisvoimin on mahdotonta – varsinkin nykyisessä tiedonvälityksen ja vuorovaikutuksen tahdissa.

Turvallista tiedon jalostusta

Joskus tiedon ei kuulukaan löytyä. Järjestelmiin tallennetut tekstit ja puhe saattavat sisältää salassapidettäviä tietoja, kuten henkilöiden nimiä, sosiaaliturvatunnuksia tai terveystietoja. EU:n tietosuoja-asetus, GDPR, asettaa myös yhä tiukempia vaatimuksia organisaatioiden keräämien henkilötietojen käsittelylle. Kun nämä luottamukselliset tiedot voidaan tunnistaa, paikantaa ja anonymisoida tai kokonaan poistaa, aineistojen säilyttäminen, käsittely ja jalostaminen organisaation liiketoiminnan ja tiedolla johtamisen tarpeisiin onnistuu luotettavasti ja turvallisesti.

Lingsoft näkee kielen pintatasoa syvemmälle

Lingsoft luo kielianalyysin ja semanttisten teknologioiden avulla ratkaisuja tiedon löydettävyyteen ja hallintaan, olipa haasteena verkkosivuston sisäisen haun tehostaminen tai sisäverkkoon tallennettujen dokumenttien löydettävyyden parantaminen, suurten tekstimassojen louhinta, anonymisointi tai pseudonymisointi, audiovisuaalisten aineistojen analysointi, dokumenttien rakenteistaminen, asiasanoittaminen ja luokittelu tai toimiala- ja mediaseuranta.